De Bomenstichting onderschrijft het belang van de privacy van haar donateurs, beheerderabonnees, adverteerders, vrijwilligers, bezoekers etc. Persoonlijke gegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, conform de Algemene verordening gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming.

Doeleinden van gegevensverwerking

Persoonsgegevens worden door de Bomenstichting verwerkt ten behoeve van één of meer van de volgende doeleinden:

1. het contact met de donateurs en de aanvaarding en afwikkeling van overige begunstigingen;
2. het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten (bijvoorbeeld met vrijwilligers, adverteerders, beheerderabonnees, kopers van producten van de Bomenstichting);
3. informatieverstrekking over activiteiten van de Bomenstichting;
4. het bijhouden van het Landelijk Register van Monumentale Bomen (hierna: LRMB);
5. het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Informatie over gegevensverwerking

De Bomenstichting informeert u over de verwerking in beginsel op het moment van het aangaan van een donateurschap, overeenkomst of het aanvaarden van een schenking of begunstiging. Op dat moment vragen wij ook uw toestemming voor de verwerking.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

De Bomenstichting zorgt voor passende beveiliging van uw persoonsgegevens, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en conform de huidige stand van techniek en geldende standaarden. De Bomenstichting heeft een contract met CommITment voor de beveiliging van de e-mail en de computers. Alleen medewerkers voor wie het noodzakelijk is, hebben toegang tot uw persoonsgegevens. Dit zijn de bureausecretaris en de secretaris. De persoonsgegevens van een eigenaar van een boom uit het LRMB zijn alleen toegankelijk voor de bureausecretaris, de secretaris, de coördinator van het LRMB, de coördinator van het Bomenfonds, de boominspecteurs en de teamleden ICT van de Stichting RAVON. Zie verder onder het kopje ‘Uitwisseling van persoonsgegevens’. Wanneer anderen toegang hebben gehad tot uw persoonsgegevens wordt dit geregistreerd in het Register van verwerkingsactiviteiten.

Welke gegevens registreert de Bomenstichting?

De Bomenstichting registreert uitsluitend toegestane persoonsgegevens zoals:

• naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens (bijvoorbeeld het e-mailadres), alsmede het bankrekeningnummer van de begunstiger;
• een uniek administratienummer, behorend bij de begunstiger;
• bij student-donateurschap de opgegeven studie;
• de bij het eerste punt bedoelde gegevens van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige begunstigers;
• gegevens die betrekking hebben op de begunstiging, waaronder begrepen gegevens over de aard van het donateurschap of de begunstiging (bijvoorbeeld de datum van aanvang van de begunstiging of de deelname aan activiteiten, zoals de donateursdagen);
• gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van donaties en machtigingen;
• gegevens voor het toezenden van informatie en brochures;
• gegevens van degenen die zich opgeven voor de Dierckxlezing in verband met eventuele wijziging van de locatie;
• gegevens over de vrijwilligers zoals hierna uiteengezet onder het kopje ‘Vrijwilligers’;
• gegevens over besluiten op subsidie-aanvragen voor onderhoud van een boom uit het LRMB.

De Bomenstichting zal uw e-mailadres niet zonder uw toestemming aan derden kenbaar maken.

Waarvoor gebruikt de Bomenstichting uw gegevens?

De Bomenstichting gebruikt uw gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• activiteiten die, gelet op de doelstelling, gebruikelijk zijn;
• het verzenden van informatie;
• het berekenen, vastleggen en innen van machtigingen en donaties;
• indien u eigenaar bent van een boom uit het LRMB: voor het besloten gedeelte van de website www.monumentalebomen.nl en de afhandeling van subsidieaanvragen;
• intern beheer;
• het behandelen van geschillen;
• het analyseren van de fondsenwervende activiteiten;
• het doen uitoefenen van accountantscontrole.

Uitwisseling van persoonsgegevens

De Bomenstichting heeft een contract met Vannu voor het opmaken van de jaarrekeningen en de verzending van brieven aan de donateurs, beheerderabonnees en adverteerders over de betaling van de verschuldigde bijdragen. De Bomenstichting vertrouwt de persoonsgegevens die daarvoor nodig zijn aan Vannu toe. Vannu gebruikt verschillende technieken om de gegevens te beschermen, waaronder beveiligde servers en firewalls. Zie de privacyverklaring Vannu. 

Persoonsgegevens die zijn verwerkt in verband met subsidie-aanvragen voor onderhoud van een boom uit het LRMB worden verstrekt aan de penningmeester en het Cultuurfonds (PBCF) in verband met respectievelijk uitbetalingen en de verantwoordingsplicht. Het Cultuurfonds heeft passende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Zie de privacyverklaring PBCF. 

Uitsluitend indien de Bomenstichting hiertoe wettelijk is verplicht, worden persoonsgegevens verstrekt aan toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties. De Bomenstichting gebruikt burgerservicenummers slechts ter uitvoering van de belastingwetgeving.

Vrijwilligers

Bij het aangaan van de vrijwilligersovereenkomst vraagt de Bomenstichting u toestemming om uw persoonsgegevens in de contactpersonendatabase op te nemen en te verwerken. Alleen de bureausecretaris en de secretaris hebben toegang tot deze database. De Bomenstichting verwerkt de informatie die u heeft opgegeven bij het aangaan van de vrijwilligersovereenkomst alsmede de informatie die u in een later stadium verstrekt of die de Bomenstichting uit andere bronnen verkrijgt. De persoonsgegevens gebruikt de Bomenstichting om u van informatie te voorzien, om te bepalen voor welke vragen naar u kan worden doorverwezen en voor welke zaken u kunt worden ingezet.

Inzage in uw gegevens en bezwaar

U heeft te allen tijde recht om inzage in uw gegevens te verzoeken en om te verzoeken uw gegevens te laten wijzigen of te laten verwijderen. Indien u dit wenst, kunt u dit aanvragen per post of per e-mail:

Bomenstichting
Bezoekadres: Eusebiusbuitensingel 9, 6828 HT Arnhem
Postbus: Postbus 1075, 6801 BB Arnhem
Tel: 085-0777821
E-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. 

U kunt ook bezwaar maken tegen een eventuele voorgenomen weigering om aan een verzoek gehoor te geven. De Bomenstichting zal zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen een maand op een verzoek of een bezwaar reageren.

De website van de Bomenstichting

Op de website van de Bomenstichting worden algemene bezoekgegevens, zonder deze bezoekers te identificeren, bijgehouden. Deze gegevens zijn: de bezoekfrequentie van de website, browsertype, IP-adres, de bezochte pagina’s en de duur van de gebruikerssessie. Het doel van het bijhouden van deze gegevens is om de inrichting van de website te optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de website te zetten. Op deze wijze kan de Bomenstichting haar dienstverlening en informatieverstrekking optimaliseren.

De website bevat links naar externe internetpagina’s. De Bomenstichting is niet aansprakelijk voor het gebruik of de inhoud van deze internetpagina’s, of het verzamelen van bezoekersgegevens door deze externe websites.

De toegestane bewaartermijn

De Bomenstichting verwijdert persoonsgegevens volgens vastgestelde termijnen:

• 7 jaar nadat de donateur zijn machtiging voor incasso heeft stopgezet en geen donateur wenst te blijven, in verband met de wettelijke bewaartermijn van financiële documenten;
• 2 jaar nadat de donateur heeft aangegeven dat hij geen donateur wil blijven (hierbij is geen sprake van een machtiging maar betaling via eigen acceptgiro’s of overboeking);
• 5 jaar als het gaat om een donateur wiens donateurschap wegens wanbetaling is beëindigd;
• 7 jaar nadat de overeenkomst met de adverteerder of beheerderabonnee is beëindigd;
• 7 jaar nadat de periodieke schenking is beëindigd;
• 7 jaar nadat het legaat is ontvangen;
• 2 jaar nadat de werkzaamheden van de vrijwilliger zijn beëindigd, tenzij de gegevens in verband met de wettelijke bewaartermijn van financiële documenten 7 jaar moeten worden bewaard.

Persoonsgegevens van een eigenaar van een boom uit het Landelijk Register van Monumentale Bomen worden alleen verwijderd op verzoek in geval van dringende reden.

Vestigingsadres

Bomenstichting
Eusebiusbuitensingel 9
6828 HT Arnhem
KvK: 41197425